Protocol Jeugdraad DMHC
Inhoud
1. Doel van de
jeugdraad
2. Het samenstellen
van de jeugdraad
3. Taken jeugdraad
4. Verhouding
jeugdraad tot clubbestuur
5. Het werven van
jeugdraadsleden
1.Doel van de jeugdraad
Zoals vele
verenigingen heeft DMHC grote aantallen jeugd- en jongste-jeugdleden. Deze
groepen worden veelal vertegenwoordigt door ouderen. Het zijn de ouders en/ of
verzorgers die hun verwachtingen en doelen vaak kenbaar/hoorbaar maken bi het
bestuur. Echter de wensen van kinderen kunnen hiervan erg afwijken. Zij vinden
vaak andere zaken belangrijk dan volwassenen.
Om hierin een
nuance aan te brengen dient de jeugd gehoord te worden. Het is belangrijk de jongeren
een stem te geven en daarmee de betrokkenheid te vergroten. Uiteraard zullen die
wensen getoetst worden aan hun haalbaarheid en wenselijkheid. De
jeugdraadsleden bestaan uit leden van de D t/m A categorie.
De Jeugdraad heeft een
adviserende en initiërende functie. Ze voert de genomen besluiten in principe
niet zelf uit, maar speelt ze door naar de verschillende commissies en
vrijwilligers binnen de club. Al leveren ze zelf wel vaak een bijdrage. Denk
aan meedenken over feesten en toernooien dan wel welk bar assortiment verkocht
wordt
Het samenstellen van de jeugdraad
Om de veiligheid in
de groep te waarborgen is gekozen per team twee spelers uit te nodigen. Om een
goede vertegenwoordiging te hebben is het streven dat minimaal een speler per
team zitting neemt in de jeugdraad.
Uitgangspunten:
· Twee jeugdraden, een voor de C-D
en een voor de A-B jeugd.
· De jeugdraad komt 3 tot 4 keer per
seizoen bij elkaar.
· De vergaderingen van de jeugdraad
duren c.a. anderhalf uur
· De jeugdraad vergaderingen vinden
altijd plaats in een gesloten bestuurskamer/kantine. Tijdens deze vergaderingen
mogen er geen andere personen aanwezig zijn dan de
jeugdraadsleden en de coördinator. (besloten vergadering). Dus ouders, familie
en vrienden worden niet toegelaten. Dit is cruciaal om de kinderen een totale
vrijheid te bieden om zich uit te kunnen spreken.
· Bij de vergadering is altijd een
volwassen coördinator aanwezig, onder meer om de deur te ‘bewaken’ en af en toe
te helpen bij de voortgang van de vergadering. Daarnaast kan hij of zij punten
oppakken die gevoelig liggen – bijvoorbeeld klachten over grensoverschrijdend
gedrag – en deze doorspelen naar de vertrouwenspersoon van de club.
· De leden van de jeugdraad zitten 1
seizoen en mogen maximaal 2 seizoen deelnemen aan de jeugdraad
· In elk nieuw seizoen mogen ze
zelf beslissen om te stoppen of door te gaan.
· In elk nieuw seizoen moet elk
team opnieuw 1 of 2 vertegenwoordigers afdragen.
· Tijdens de eerste vergadering van
het seizoen worden de secretaris, penningmeester, voorzitter en hoofd
communicatie gekozen. Deze bestuursleden van de jeugdraad leggen zich het hele
seizoen vast om hun taak vervullen en aanwezig te zijn. Van de overige leden
wordt dit verwacht.
3.Taken jeugdraad
De jeugdraadleden zijn
bekend gemaakt bij hun team. De teamgenoten kunnen gedurende het seizoen of
voorafgaand aan vergaderingen bij deze leden hun wensen of opmerkingen kenbaar
maken. Vervolgens wordt dit door de afgevaardigden op de agenda gezet.
De volgende taken
worden met begeleiding van de coördinator uitgevoerd door leden van de
jeugdraad:
De voorzitter
· Zit de vergadering voor. Krijgt hierbij hulp van de coördinator.
· De voorzitter heeft tevens de taak om wanneer nodig te presenterenDe notulen worden door de secretaris van de jeugdraad gemaakt. Hierbij is de coördinator slechts de persoon die aanspoort maar niet corrigeert.
De secretaris
· Stelt agenda op.
o
De agenda wordt gevuld met
onderwerpen. Deze worden aangedragen via de ideeën bus en via [email protected]
o
In de agenda wordt ruime tijd
ingepland om een goed advies te vormen.
·
Maakt de notulen
o
In de notulen staan slechts zaken
die openbaar gemaakt worden. Eventuele klachten worden vertrouwelijk behandeld
door de coördinator.
· Is verantwoordelijk voor de communicatie
naar de jeugdraadsleden, ouders en het clubbestuur.
· Is verantwoordelijk voor de communicatie
naar de jeugdraadsleden, ouders en het clubbestuur.
De
penningmeester
· Beheert het budget en zorgt (met
andere jeugdraadsleden) voor snacks en drinken tijdens de vergaderingen.
· Vertelt iedere vergadering hoeveel
er uitgegeven is en hoeveel er nog over is van het budget.
Lid communicatie
· Ondersteunt de secretaris en zorgt
dat de jeugdraad op socialmediazichtbaar blijft.
· Verspreid de datum van de
vergadering. Dit geeft de gehele jeugd de tijd om punten op de agenda te
krijgen.
· Beheert de ideeënbus en de mail
· Verzend de notulen via mail naar
de ouders en naar het clubbestuur.
4. Verhouding jeugdraad tot
clubbestuur
· Het bestuur verplicht zich tot het
geven van inhoudelijke antwoorden.
· Toezeggingen zullen door het
clubbestuur moeten worden nageleefd.
· Antwoorden op vragen uit de
jeugdraadsvergadering of de notulen dient het clubbestuur (schriftelijk) te
antwoorden.
· Om te zorgen dat de punten van de
jeugdraad serieus worden genomen, schuift het bestuur van de jeugdraad minimaal
1 keer per seizoen aan bij de club-bestuursvergadering. Zij zijn dus officiële
insprekers. De eerste 5 tot 10 minuten kunnen zij hun punten naar voren
brengen.
· Het bestuur heeft deze vragen/opmerkingen
al eerder ontvangen zodat zij hun antwoord juist kunnen formuleren. Deze
inbreng van het jeugdbestuur komt in de notulen. Zo wordt het clubbestuur
gehouden de inbreng van het jeugdbestuur serieus te nemen.
5.Het werven van jeugdraadsleden
·
Aan het begin van het seizoen
wordt een oproep gedaan aan de teams.
o
Via de teammanagers
o
Via een bericht op website/app
o
Via socialmedia
·
De teams worden fysiek benaderd.
